Au milieu des années 80, l'informatique et les nouvelles technologies font leur apparition et bouleverse l'organisation des entreprises. En effet cela leur a permis d'être plus efficace et de commettre moins d'erreurs. Elles sont donc devenues plus compétitives et peuvent faire face plus rapidement à la concurrence. Aujourd'hui, les entreprises doivent fournir de plus en plus d'informations le plus rapidement possible. C'est pour cela que l'échange de documents électroniques représente un réel avantage pour les entreprises qui utilisent ce mode de fonctionnement. La dématérialisation permet de transformer un document papier en document numérique. Adopter ce système représente de nombreux avantages, par conséquent le traitement de l'information est accéléré, sa transmission et son archivage sont automatisés et sécurisés. Une entreprise doit également fournir des informations à ses différents partenaires et utiliser la dématérialisation la facilite, cela est plus rapide et moins contraignant. Par contre, cette utilisation massive des échanges électroniques n'est pas sans faille, il faut s'assurer de l'authenticité de ces documents car ils doivent pouvoir être considéré comme des preuves lors d'un litige exactement comme un document écrit (...)
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Sommaire du cours
Introduction
I) La dématérialisation et ses différents acteurs
A. En quoi consiste la dématérialisation comptable ? B. Ses différents acteurs
II) Les enjeux de la dématérialisation
A. Les avantages B. Les inconvénients
III) La procédure de la dématérialisation
A. Numérisation des documents B. Archivage des documents numérisés C. Sécurisé les données comptables D. L'évolution du document dans le système d'information
Conclusion Bibliographie
Extraits du cours
[...] Ses différents acteurs Tous les services d'une entreprise ou d'une administration sont concernés Direction des Ressources Humaines (bulletins de paie, ordre de mission, congés), Direction des Finances, Direction Générale (rapports, projets), services juridique, service achat La dématérialisation permet à tous les acteurs des services d'une l'entreprise de consulter les documents. Ceux-là peuvent être créés, modifiés, visualisés, téléchargés, transmis, dupliqué. Toutefois, il est possible de créer des accès restreint pour garantir la sécurité de certains fichiers. Certains documents pourront être consultables mais pas modifiables par tout le monde. La mise à disposition des documents permet une approche du travail collaboratif différente, en effet on peut repousser les limites et partager des données au-delà des frontières géographiques. Toutes les données se trouveront instantanément disponible aussi bien au niveau interne qu'externe. [...]
[...] Les objectifs du stockage sont de pouvoir prouver, comprendre, mémoriser, et bien sûr communiquer. L'archivage doit être en accord avec la législation, notamment pour tout ce qui concerne les preuves. Ainsi, la plupart des documents comptables doivent être conservés dix ans, comme les livres et registres comptables, les comptes annuels, les pièces justificatives (dont les factures), les documents bancaires, dans un état dans lequel le contenu du document peut être restitué, y compris sur support papier si l'administration le demande. [...]
[...] C'est un des principaux outils de la dématérialisation des données des entreprises, y compris pour les données comptables. Il existe plusieurs étapes dans la gestion électronique des données. Tout d'abord elles doivent être crées ou acquises par l'entreprise, elles doivent ensuite être triées puis stockées, enfin elles doivent être diffusées. a. Numérisation des documents La phase d'acquisition peut être très variée. Il existe certains documents qui sont créés par l'entreprise directement de manière numérique, il s'agit de l'acquisition la plus simple, comme par exemple des écritures comptables passées par un cabinet comptable. [...]
[...] On peut l'utilisée en interne ou en externe. En interne, elle est appliquée pour des demandes de congés, des notes internes, les demandes de remboursement des frais de déplacement Et en externe on peut s'en servir pour des factures électroniques, des formulaires d'assurance maladie, des messages électroniques Juridiquement la signature électronique équivaut à la signature manuscrite. Pour réaliser une dématérialisation en toute sécurité l'acquisition d'un certificat électronique est indispensable. Il permet de garantir l'émetteur est bien celui qu'il prétend être, la confidentialité des échanges, les documents sont infalsifiables et possède la même valeur juridique que leurs équivalents papier. [...]
[...] Malheureusement la dématérialisation ne présente pas que des avantages, en effet elle présente quelques risques à prendre en considération. L'entreprise doit effectuer plusieurs sauvegardes pour garantir la sécurité des ces documents, il faut donc avoir une capacité de stockage et différents support où il est possible de stocker ce type de fichier. Il faut également être prudent et ne pas divulguer d'information fondamentale liée à la vie privée de l'entreprise. La crainte d'une erreur éventuelle est présente dans les esprits, les personnes sont donc méfiantes vis-à-vis de ce système. [...]
